Danube Rectors' Conference ivzw
Zwartzustersstraat 14, 3000 Leuven 
O.N. 0518.970.982
RPR Leuven

GECOÖRDINEERDE STATUTEN

Bijgewerkt tot de Algemene Vergadering van 20/10/2023

Artikel I. Naam

De vereniging draagt de naam DANUBE RECTORENCONFERENTIE. In het kort wordt "DRC" genoemd.

Op deze vereniging zijn de regels van deze statuten en het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (hierna "WVV", Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, 2019) van toepassing.

 

Artikel II. Doel

Het algemene doel van de DRC is het dienen van een non-profit doel van internationaal nut door het verbeteren van het hoger onderwijs in onderwijs en onderzoek in de Donauregio, en in het bijzonder de ontwikkeling van de aangesloten universiteiten, door het realiseren en vergemakkelijken van bilaterale en multilaterale contacten tussen de universiteiten, zoals besloten op de Brijuni-conferentie. Daartoe zal de DRC met name de volgende activiteiten ontplooien

-              het coördineren van de ideeën en acties van zijn leden door het uitwisselen van informatie over kwesties van gemeenschappelijk belang, 

-              het bevorderen van de samenwerking bij kwesties van gemeenschappelijk belang om zo bij te dragen aan de stabiliteit en de ontwikkeling van een open en democratische samenleving in Europa,

-              het optreden als adviseur, door het presenteren van zijn standpunten en het doen van passende aanbevelingen over problemen die de universiteiten aangaan, aan de regering, nationale of internationale organisaties, alsmede aan anderen die betrokken zijn bij kwesties die de universiteiten betreffen.

Om deze taken uit te voeren, onderhoudt zij contacten met nationale en internationale organisaties waarvan de activiteiten van belang zijn voor of verband houden met de universiteiten, en in het bijzonder met de nationale Rectorenconferenties, de EUA, de UNESCO, de EU, de Raad van Europa, enz.

Artikel III. Leden

III.1.: Volledig lidmaatschap 
In aanmerking als "volledig lid met stemrecht" van de DRC komen universiteiten in de Donauregio en instellingen die erkend zijn door de staat of die behoren tot het netwerk van door de staat erkende universiteiten die regelmatige aanvraag indienen. Instellingen die een aanvraag voor lidmaatschap hebben ingediend, kunnen worden uitgenodigd voor vergaderingen van de AV met de status van waarnemer. De eerste presentatie van een kandidaat-universiteit op de AV moet worden gedaan door de rector (of door een aangewezen vertegenwoordiger van het rectoraat) - alleen de presentatie op de AV voltooit de formele toelatingsprocedure. Zonder presentatie kan een nieuw lid niet worden toegelaten. Het aanvraagformulier kan worden gedownload van de website http://www.drc-danube.org/members/become-a-member/  

III. 2: waarnemers/gasten 
De DRC biedt universiteiten en instellingen die in aanmerking komen de mogelijkheid om gedurende één jaar lid te worden van de DRC als waarnemer/gast, voordat zij volwaardig lid worden. In dit jaar kunnen de waarnemers/gasten deelnemen aan de activiteiten van de DRC zonder lidgeld te betalen enz., maar ze kunnen niet stemmen over DRC-besluiten.

III.3.: Geassocieerd lidmaatschap 
Andere instellingen die geen universiteit zijn, maar een sterke academische interesse hebben, kunnen "geassocieerde leden zonder stemrecht" worden. Zij kunnen deelnemen aan de activiteiten van de DRC, lidgeld betalen, enz., maar kunnen niet stemmen op de AV.

III.4.: Toelating van nieuwe leden 
De instelling die lid wil worden als "volwaardig lid" moet voldoen aan aanvaarde academische normen. De instelling moet een nationale accreditatie hebben in haar thuisland. Op verzoek moet een kopie van het accreditatiecertificaat naar de voorzitter van de DRC worden gestuurd. De kandidaat-instelling moet de aanbeveling van de Nationale Rectorenconferentie voorleggen of ten minste de aanbeveling van twee volwaardige leden van de DRC indien er in het thuisland geen Rectorenconferentie bestaat.
Het besluit tot toelating als "volwaardig lid" ligt bij de Algemene Vergadering van de DRC op voorstel van het Voorzitterschap van de DRC en op basis van de ingediende aanvraagformulieren.

III.5. Rechten en plichten van de leden
Leden zijn verplicht hun lidmaatschapsgeld te betalen, maar zijn niet aansprakelijk voor de schulden van de DRC. Zij mogen alleen deelnemen aan de activiteiten van de DRC als hun lidmaatschapsgeld is betaald. Leden kunnen zich aan het einde van een boekjaar uit de DRC terugtrekken door de voorzitter hiervan drie maanden van tevoren schriftelijk in kennis te stellen. Voordat zij daadwerkelijk uittreden, moeten de uittredende leden echter aan al hun verplichtingen jegens het Netwerk voldoen.

 

III.6: Uitsluiting / schorsing van het lidmaatschap 
Leden kunnen om ernstige redenen worden uitgesloten bij discretionaire beslissing van de Algemene Vergadering met een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde leden, na het recht te hebben gekregen zich te verdedigen. De betrokkene moet 40 dagen voor de Algemene Vergadering schriftelijk op de hoogte worden gebracht van de geplande uitsluiting door middel van een aangetekende brief.

Het lidmaatschap wordt automatisch als geschorst beschouwd in geval van niet-betaling van de lidgelden binnen 30 dagen na de tweede herinnering.
Een geschorst lid kan niet deelnemen aan bijeenkomsten en activiteiten van de DRC. Het geschorste lid krijgt zijn lidmaatschapsrechten terug zodra de openstaande betalingen zijn voldaan.

Artikel IV. Organen

 

De organen van de DRC zijn:
 1. De Algemene Vergadering
2. Het Voorzitterschap

Artikel V. De Algemene Vergadering

 V.1.: Rechten en plichten van de Algemene Vergadering 
De Algemene Vergadering is het hoogste orgaan van de DRC. Zij stelt de doelstellingen vast en bepaalt de fundamentele aspecten van haar beleid. Zij heeft de bevoegdheid om

-              de statuten van de DRC te wijzigen overeenkomstig artikel IX. van de statuten; 

-              de voorzitter, de twee vicevoorzitters en de erevoorzitter te kiezen en te ontslaan op voorstel van het Voorzitterschap of een derde van de AV-leden

-              goedkeuren van een verslag over de activiteiten van de Conferentie, inclusief de financiële situatie, sinds de vorige Algemene Vergadering,

-              zich beraden over het algemene beleid van de DRC en richtlijnen geven aan het Voorzitterschap voor de periode tot de volgende Algemene Vergadering;

-              beslissen over de verzoeken met betrekking tot de toelating;

-              beslissen over de uitsluiting van leden om ernstige redenen;

-              de jaarlijkse begroting goedkeuren, met inbegrip van de begrotingen voor aangewezen activiteiten, en beslissen over het bedrag en de wijze van betaling van de lidmaatschapsbijdrage en de bijdrage aan bepaalde programma's; 

-              de jaarrekening goedkeuren; 

-              stemmen over de kwijting van de leden van het Voorzitterschap.

V.2: Oproeping 
De gewone vergaderingen van de Algemene Vergadering worden gehouden tijdens de jaarlijkse DRC-conferentie, in principe één keer per jaar.
De Algemene Vergadering wordt ten minste dertig dagen voor de vergadering bijeengeroepen door de Voorzitter. De convocaties bevatten een voorlopige agenda van de Algemene Vergadering.
De voertaal tijdens de bijeenkomsten van de Algemene Vergadering is Engels.

 

V.3.: Buitengewone vergaderingen 
Buitengewone vergaderingen van de AV worden bijeengeroepen door de voorzitter op aanbeveling van het Voorzitterschap of op verzoek van een derde van de leden van de DRC die hun contributie hebben betaald. De convocatie wordt ten minste dertig dagen voor de vergadering verzonden door het secretariaat van de DRC, samen met een ontwerpagenda en een toelichting van de redenen voor het bijeenroepen van een buitengewone vergadering.

 

V.4.: Deelname / volmachten
De vergaderingen van de AV kunnen fysiek, per videoconferentie of telefonisch plaatsvinden. In geval van dringende besluiten kunnen besluiten worden genomen met eenparige schriftelijke goedkeuring. De niet fysieke vergaderingen worden geregeld door artikel 10:6/1 en 10:7/1 van de WVV.

Elke lidinstelling wordt op de Algemene Vergadering vertegenwoordigd door haar rector/president of zijn aangestelde plaatsvervanger. Vroegere deelnemers die niet langer rectoren/presidenten zijn en waarnemers volgens art. III.2 mogen ook aanwezig zijn.
Elk volwaardig lid heeft één stem (uitgeoefend door één vertegenwoordiger), op voorwaarde dat het zijn lidgeld betaald heeft.

 

V.5: Agenda en besluitvorming

In  het programma van elke Algemene Vergadering wordt het bestuur van de DRC besproken overeenkomstig de bevoegdheden die haar door de statuten zijn verleend. Het bevat een bespreking van onderwerpen van algemeen academisch belang, met het oog op de versterking, in het bijzonder, van de rol van onderwijs en onderzoek in de Donauregio.

Beslissingen van de Algemene Vergadering worden genomen met een meerderheid van de aanwezige volwaardige leden ter plaatse en online op de Algemene Vergadering, met inbegrip van de stemmen bij volmacht. De Algemene Vergadering kan stemmen als een meerderheid van de volwaardige leden aanwezig is (fysiek of virtueel aanwezig). Als niet aan deze voorwaarde is voldaan, komt de Algemene Vergadering na 30 minuten opnieuw bijeen en stemmen de aanwezige leden. Een stemming is geldig als de meerderheid van de aanwezigen voor de motie stemt.

Gewone leden die de Algemene Vergadering niet kunnen bijwonen, kunnen zich laten vertegenwoordigen door andere gewone leden door een volmacht te sturen naar het secretariaat van de DRC. In dit geval mag elk gewoon lid dat de Algemene Vergadering bijwoont maximaal drie volmachten hebben. 

De voorzitter van de Algemene Vergadering is de fungerend voorzitter van de DRC of een door hem aangewezen persoon.

De beraadslagingen van de Algemene Vergadering worden genotuleerd en ondertekend door de voorzitter van de zitting en medeondertekend door de Secretaris-Generaal of, bij gebreke daarvan, door een van de leden van het Voorzitterschap. De notulen worden aan alle leden toegezonden.

Artikel VI. Het Voorzitterschap

 

VI.1.: Samenstelling 
Het Voorzitterschap van de DRC bestaat uit ten minste 4 bestuursleden: een voorzitter, twee vice-voorzitters en de waarnemend erevoorzitter. 
Het DRC Voorzitterschap is de Raad van Bestuur zoals bedoeld in artikel 10:9 van het WVV.

VI.1.a: de erevoorzitter:
 De erevoorzitter wordt schriftelijk voorgedragen door een vertegenwoordiger van een lidinstelling aan het Voorzitterschap.
Alleen voorgaande voorzitters van de DRC kunnen worden voorgedragen als erevoorzitter; en deze voordrachten vinden op zijn vroegst plaats twee jaar voordat de ambtstermijn van de huidige erevoorzitter afloopt. In het schriftelijke voorstel moet worden uitgelegd waarom de genomineerde in aanmerking komt voor deze functie (bijv. bijzondere prestaties voor de DRC tijdens zijn/haar voorzitterschap). Bij verschillende voorstellen beslist het Voorzitterschap.
Na goedkeuring door het Voorzitterschap wordt de erevoorzitter door de Voorzitter voorgesteld aan de AV om gekozen te worden.
De erevoorzitter heeft geen stemrecht en zijn/haar termijn als lid van het Voorzitterschap is beperkt tot vier jaar. De titel - erevoorzitter van de DRC - zelf is levenslang.
VI.1.b: het Voorzitterschap 
De Voorzitter en Vice-Voorzitters van de DRC worden gekozen voor een periode van 2 jaar, waarin elk van hen minstens één keer het Jaarcongres aan zijn/haar universiteit moet organiseren. De voorzitter van de DRC heeft een assistent die hem/haar ondersteunt om regelmatig contact te houden met het secretariaat van de DRC. 
Het Voorzitterschap bestaat uit rectoren van universiteiten die volwaardig lid zijn van de DRC. Het Voorzitterschap wordt gekozen door de AV na voordrachten die naar het secretariaat van de DRC zijn gestuurd nadat een oproep voor kandidaten naar alle leden is gestuurd. Als de voorzitter (vicevoorzitter) niet langer rector is, kan hij/zij zijn/haar ambtstermijn afmaken, op voorwaarde dat zijn/haar universiteit hem/haar daarbij blijft steunen.
Tenzij in deze statuten of in de WVV een andere regel is opgenomen, kunnen beslissingen door het Voorzitterschap worden genomen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. 
Het Voorzitterschap is een collegiaal orgaan. Beslissingen worden genomen met één meerderheid van stemmen.
Het permanente secretariaat van de DRC is het Instituut voor de Donau-regio en Midden-Europa (IDM), Hahngasse 6/24, 1090 Wenen.
VI.2.: Rechten en plichten van het Voorzitterschap/de Voorzitter 
De Voorzitter kan vergaderingen van de Algemene Vergadering, het Voorzitterschap en conferenties 
bijeenroepen en zit deze voor.
Het Voorzitterschap onderhoudt effectieve betrekkingen met de nationale conferenties en met de internationale organisaties, zowel gouvernementele als niet-gouvernementele, die een bijzondere belangstelling hebben voor universitaire aangelegenheden. 
Het Voorzitterschap legt verantwoording af aan de AV over alle activiteiten van de DRC. De voorzitter presenteert een jaarlijks activiteitenverslag aan de AV.
Het Voorzitterschap is verantwoordelijk voor het beheer van de DRC. Het Voorzitterschap beheert de vereniging in overeenstemming met de algemene strategie en het beleid goedgekeurd door de Algemene Vergadering, en beslist in het bijzonder over projecten met betrekking tot onderwijs, opleiding en onderzoek georganiseerd door de vereniging. Het Voorzitterschap beslist ook over publicaties, zoals verslagen van conferenties, rapporten, enquêtes.....
De vertegenwoordiging van de DRC in en buiten rechte, in rechtshandelingen, enz. zal worden gedaan door twee leden van het Voorzitterschap die gezamenlijk handelen, waarvan één de voorzitter dient te zijn. 
De voorzitter heeft het recht om de DRC alleen te vertegenwoordigen in de volgende aspecten: 
- Relaties met nationale en internationale organisaties 
- Goedkeuring van betalingen door het DRC-secretariaat voor bedragen van maximaal 5.000 euro 
Alle verplichtingen waarmee betalingen van meer dan 5.000 euro gemoeid zijn, moeten vooraf door alle leden van het Voorzitterschap worden goedgekeurd.

Artikel VII. Lidmaatschap-Financieel jaar

VII.1: Lidmaatschap:
Liduniversiteiten betalen jaarlijks lidmaatschapsgeld op de rekening van het secretariaat van de DRC. Het lidmaatschapsgeld wordt vastgesteld door de AV op voorstel van het Voorzitterschap.

Het lidmaatschap is jaarlijks verschuldigd op 31 maart - op deze datum wordt een factuur verstuurd. Als een lid het lidgeld niet binnen 30 dagen na de tweede herinnering betaalt, wordt zijn lidmaatschap automatisch als geschorst beschouwd. (zie Artikel III) 
De financiële middelen van de DRC bestaan uit lidmaatschapsgelden, bijdragen van de nationale regeringen, met name ministeries verantwoordelijk voor hoger onderwijs, stichtingen (bijv. voor specifieke projecten), sponsors en anderen. 
De middelen van de DRC worden permanent gestort op een rekening die door het secretariaat van de DRC wordt beheerd.
VII.2: Boekjaar 
Het boekjaar en het voorzitterschap van de DRC lopen jaarlijks van 1 januari tot 31 december.

Vanaf het ogenblik dat de DRC als Internationale Vereniging zonder winstoogmerk (IVZW) onder het toepassingsgebied valt van art. 3:47, § 6 van het WVV met betrekking tot haar laatst afgesloten boekjaar, moet de Algemene Vergadering onder de leden van het Instituut der Bedrijfsrevisoren een commissaris benoemen die belast zal zijn met het toezicht op de financiële toestand, de jaarrekening en de regelmatigheid van de verrichtingen die hierin zijn opgenomen, overeenkomstig de wettelijke en statutaire bepalingen ter zake. De Algemene Vergadering bepaalt ook de vergoeding van de commissaris. De commissaris wordt benoemd voor een termijn van 3 jaar.

Artikel VIII. Wettelijke zetel

 

Met het oog op de juridische oprichting is de DRC georganiseerd als een niet-gouvernementele organisatie. Het hoofdkantoor is gevestigd te 

Zwartzustersstraat 14, 3000 Leuven, in het Vlaams Gewest.

 

De maatschappelijke zetel kan worden verplaatst naar elke andere plaats in België bij beslissing genomen met een gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden van het Voorzitterschap (Bestuur). Hij kan in geen geval naar een andere plaats in het buitenland worden overgebracht.

 

Elke akte waarbij de zetelverplaatsing wordt vastgesteld, moet (in extenso) worden neergelegd in het verenigingsdossier dat wordt bewaard op de griffie van de Rechtbank van Koophandel waar de zetel is gevestigd en moet worden bekendgemaakt in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad.

Artikel IX. Wijziging van de statuten

 

Deze statuten kunnen worden gewijzigd op voorstel van het Voorzitterschap of op schriftelijk verzoek van tien gewone leden, dat ten minste twee maanden voor de datum van de AV aan de voorzitter moet worden toegezonden. De voorzitter stelt op zijn beurt de gewone leden ten minste 30 dagen voor de vergadering op de hoogte van voorgestelde wijzigingen. De AV besluit met een tweederde meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden die hun contributie naar behoren hebben betaald. Statutenwijzigingen worden van kracht op de dag nadat ze door de AV zijn aangenomen. Wijzigingen van de statuten worden vastgesteld door de meerderheid van de aanwezige volwaardige leden ter plaatse en online op de algemene vergadering, inclusief de stemmen bij volmacht. De Algemene Vergadering kan stemmen als er een meerderheid van de aanwezige volwaardige leden is (fysiek of virtueel aanwezig). Als niet aan deze voorwaarde is voldaan, komt de Algemene Vergadering na 30 minuten opnieuw bijeen en stemmen de aanwezige leden.  Een stemming is geslaagd als de meerderheid van de aanwezigen voor de motie stemt.

 

De Vereniging moet worden bestuurd in overeenstemming met de geldige versie van de statuten op een bepaald moment. Wijzigingen in de statuten hebben geen terugwerkende kracht.

Overeenkomstig artikel 2 :5, §4, 1° WVV moet een wijziging van de statuten met betrekking tot één van de volgende punten worden vastgelegd bij notariële akte:

-              de bevoegdheden van de Algemene Vergadering, de wijze van bijeenroeping, de besluitvorming door de Algemene Vergadering;

-              de voorwaarden waaronder de resoluties van de Algemene Vergadering aan de leden worden gerapporteerd;

-              de voorwaarden voor het wijzigen van de statuten;

-              de voorwaarden voor ontbinding en liquidatie van de INPA en het belangeloze doel waaraan de netto-activa van de vereniging bij ontbinding moeten worden toegewezen.

 

Wanneer het doel van de vereniging zoals vermeld in deze statuten wordt gewijzigd of in geval van ontbinding van de vereniging, is een koninklijk besluit nodig om dit te bevestigen.

 

Artikel X. Ontbinding

 

Onverminderd de bevoegdheden van de Minister van Justitie en artikel 2 :113, §1 van de WVV, wordt de vrijwillige ontbinding van de vereniging goedgekeurd door de Algemene Vergadering, die indien nodig een vereffenaar benoemt en zijn bevoegdheden bepaalt.

 

De DRC kan worden ontbonden door een stemming tijdens een Algemene Vergadering waarbij een tweederde meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden, van wie de contributie naar behoren is betaald, vereist is. De meerderheid van de effectieve leden moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn voor een geldige beraadslaging. 
In geval van ontbinding worden de activa van de DRC verdeeld onder de aangesloten universiteiten zonder winstoogmerk, overeenkomstig hun bijdrage in het verleden, tenzij de AV anders bepaalt.

 

Artikel XI. Tegenstrijdigheden

 

In geval van tegenstrijdigheid heeft de Nederlandse versie van de statuten voorrang boven de Engelse versie van de statuten.